Wat te doen bij een privacy klacht of onderzoek door de toezichthouder

In een tijd waarin persoonsgegevens steeds centraler staan binnen bedrijfsprocessen, wordt ook de verantwoordelijkheid van organisaties om zorgvuldig met deze gegevens om te gaan steeds groter. De privacywetgeving — met de AVG als fundament — verplicht organisaties niet alleen om gegevensbescherming serieus te nemen, maar ook om hier actief op in te spelen wanneer er zich een incident voordoet. Toch merken we dat veel organisaties pas in actie komen zodra er een klacht binnenkomt of wanneer de toezichthouder zich meldt.Maar wat gebeurt er precies bij een privacyklacht of onderzoek, en hoe kunt u zich hierop voorbereiden?

De impact van een klacht

Een klacht over de verwerking van persoonsgegevens kan ingrijpend zijn — zowel juridisch als reputatie-technisch. Dit kan bijvoorbeeld gaan om een werknemer die vindt dat zijn gegevens onterecht zijn ingezien, of om een klant die geen gehoor krijgt op een verzoek tot inzage of verwijdering. In veel gevallen volgt zo’n klacht via een informeel kanaal, maar wanneer de klager zich wendt tot de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), kan het snel formeler en complexer worden.

In dat geval is het belangrijk om niet alleen juridisch correct, maar ook zorgvuldig en volledig te reageren. Onvolledige of slordige reacties kunnen tot verder onderzoek leiden, en in sommige gevallen zelfs tot boetes of andere sancties.

Onderzoek door de toezichthouder

Een onderzoek van de AP is geen alledaagse aangelegenheid. Vaak begint het met een verzoek om informatie, waarin de toezichthouder vraagt naar beleid, procedures, of concrete verwerkingen binnen uw organisatie. Dit vereist dat u snel, gestructureerd en juridisch onderbouwd kunt reageren. Daarnaast is een professionele, coöperatieve houding essentieel om het vertrouwen van de toezichthouder te behouden.

Voor veel organisaties is dit een spannend en tijdrovend traject. Daarom is het raadzaam om in zo’n situatie ondersteuning in te schakelen van een partij die ervaring heeft met zowel de formele kant van de privacywetgeving als met de praktische realiteit van organisaties.

Hoe wij organisaties ondersteunen

Wanneer u te maken krijgt met een privacyklacht of een onderzoek door de toezichthouder, is het belangrijk om niet te improviseren. Bij EDIYEN bieden wij gerichte ondersteuning bij de behandeling en afwikkeling van privacyklachten. Daarnaast staan wij u bij wanneer er vragen of een onderzoek volgen vanuit de toezichthoudende autoriteit. Onze aanpak is erop gericht om snel duidelijkheid te scheppen, risico’s te beperken en zorgvuldig te communiceren met betrokken partijen.

Wij combineren juridische expertise met inzicht in de dagelijkse praktijk van organisaties. Zo zorgen wij dat uw reactie niet alleen juridisch sluitend is, maar ook praktisch uitvoerbaar — en geloofwaardig richting de toezichthouder.

Tot slot

Privacyklachten en onderzoeken zijn zelden welkom, maar met de juiste ondersteuning hoeft het geen risico voor uw organisatie te vormen. Sterker nog: het is een kans om te laten zien dat u de bescherming van persoonsgegevens serieus neemt en daar professioneel op handelt.